Sie wissen bereits, dass ein Inhaltsverzeichnis es Ihren Lesern erleichtert, mit langen Dokumenten von 10 oder mehr Seiten zu arbeiten. Sie verleihen gedruckten Dokumenten ein anspruchsvolles Aussehen und Gefühl und fügen den Dokumenten auf dem Bildschirm eine ebook-ähnliche Navigation hinzu. Aber wussten Sie, dass Inhaltsverzeichnisse in Microsoft Word einfach zu erstellen und zu aktualisieren sind? Sie können jedes Thema entsprechend mit dem Word Inhaltsverzeichnis verlinken und somit mit nur einem Klick auf die jeweilige Seite gelangen. Mit nur drei Klicks habe ich das folgende Inhaltsverzeichnis erstellt – und Sie auch. Hier ist die Vorgehensweise! In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie ein Inhaltsverzeichnis (ToC) in Word 2013 erstellen – aber Sie verwenden den gleichen Prozess, um ein Inhaltsverzeichnis in Word 2010, Word 2007 und Word 2011 für den Mac zu erstellen.

Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses

Klicken Sie in Ihrem Dokument darauf, wo Sie das Inhaltsverzeichnis erstellen möchten. Wenn Sie möchten, dass es auf einer eigenen Seite erscheint, fügen Sie vor und nach dem Einfügen des ToC einen Seitenumbruch (Strg+Eingabe) ein.

• Klicken Sie auf die Registerkarte Referenzen. Klicken Sie in der Gruppe Inhaltsverzeichnis auf Inhaltsverzeichnis.
• Wählen Sie den Stil des Inhaltsverzeichnisses, das Sie einfügen möchten. Die automatische Tabelle 1 erstellt einen ToC mit dem Titel Contents. Die automatische Tabelle 2 erstellt ein ToC mit dem Titel Inhaltsverzeichnis.
• Word erstellt ein ToC aus dem Dokumenttext, den Sie mit einem der ersten drei Überschriftsstile erstellt haben: Rubrik 1, Rubrik 2 und Rubrik 3. Die ToC enthält eine Reihe von Punkten, die als Vorspann zwischen dem Überschriftentext und der Seitennummer für jede Überschrift bezeichnet werden.

Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf eine der Seitenzahlen, um zu dieser Stelle im Dokument zu gelangen. Wenn Personen, die Ihr Dokument auf dem Bildschirm lesen, mit der Maus über eine Seitennummer fahren, werden sie daran erinnert, dass sie den ToC zur Navigation verwenden können.

Keine Styles?

Wenn die Überschriften in Ihrem Dokument nicht mit Stilen formatiert sind, wählen Sie vor dem Einfügen Ihres Inhaltsverzeichnisses jede der obersten Überschriften für Ihren ToC aus und wenden Sie den Stil Überschrift 1 aus der Gruppe Stile auf der Registerkarte Start des Ribbons an. Markieren Sie alle Überschriften der zweiten Ebene und wenden Sie den Stil Überschrift 2 an, usw. Wenn Ihre Überschriftenvorlagen alle angewendet werden, klicken Sie auf die Registerkarte Referenzen und fügen Sie Ihr Inhaltsverzeichnis ein.

Einfügen eines benutzerdefinierten ToCs

Die Standardeinstellung von Word ToC umfasst die ersten drei Überschriftenebenen; bei längeren Dokumenten werden Sie nicht so viele Details in ToCs wünschen. Selbst in einem kürzeren Dokument können Sie wählen, ob Sie nur den Text zu Überschrift 1 und Überschrift 2 in Ihren ToC aufnehmen möchten. Wählen Sie beim Einfügen des ToC die Option Inhaltsverzeichnis einfügen, um die Formatierung festzulegen, einschließlich der Formatierung von Registerkartenführern und Seitenzahlen und der einzubindenden Überschriftenebenen.

Wenn Sie Ihre Überschriften mit unterschiedlichen Stilen für jede Ebene formatiert haben, aber andere Stile als die integrierten Überschriften-Stile verwendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen im Dialogfeld Inhaltsverzeichnis, um die Stile zuzuordnen, die Sie für das ToC-Framework verwendet haben.

So wie der ToC auf der Grundlage von Styles erstellt wird, ist er auch so konzipiert, dass er mit Styles formatiert wird. Wenn Sie die Schriftart, Schriftgröße oder andere Formatierungsattribute des ToC ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern im Dialogfeld Inhaltsverzeichnis und geben Sie Ihre Formatierung für jede ToC-Kopfebene an. Alle Formatierungen, die Sie direkt auf den TOC anwenden, werden bei jeder Aktualisierung des TOC verworfen.

Aktualisierung Ihrer ToC

Nachdem Sie Ihr Dokument bearbeitet haben, können sich Seitenzahlen und Überschriften ändern, was Ihre ToC falsch macht! Aber keine Sorge. Um Ihr Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und wählen Sie Feld aktualisieren, oder wählen Sie Tabelle aktualisieren aus der Gruppe Inhaltsverzeichnis auf der Registerkarte Referenzen. Wählen Sie nur ganze Tabellen- oder Seitenzahlen aus und klicken Sie auf OK, um das Inhaltsverzeichnis aus Ihren Überschriften zu generieren.

Es ist eine gute Vorgehensweise, das Inhaltsverzeichnis vor dem Drucken oder Teilen eines Dokuments zu aktualisieren, falls es seit der letzten Aktualisierung des ToC geändert wurde.

Hinweis: Sie müssen nicht warten, bis Ihr Dokument fertig ist, um ein Inhaltsverzeichnis einzufügen. Wenn Sie ein langes Dokument erstellen, erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis aus einer Gliederung, so dass Sie während der Bearbeitung des Dokuments mit dem ToC navigieren können.

Nicht alle Dokumente erfordern ein Inhaltsverzeichnis; sie sind für Briefe und Notizen ungeeignet, offensichtlich, und für kleinere Dokumente übertrieben. Inhaltsverzeichnisse glänzen in formalen Berichten und Dokumenten von mehr als 10 Seiten. Jedes Dokument, das ein Deckblatt verdient, würde auch von einem Inhaltsverzeichnis profitieren, das eine übergreifende Übersicht und eine integrierte Navigation für die Personen bietet, die das Dokument verwenden.